Dica de organização dos e-mails

Hoje a internet disponibiliza uma enorme quantidade de informação o que por um lado é bom, mas por outro também pode se tornar um grande problema com a perda de tempo para achar o que realmente se precisa ou vale a pena.

Compartilho com vocês a dica passada pelo professor Danilo GENARE que achei muito interessante e realmente prática.

Atualmente há uma grande troca de e-mail entre as pessoas envolvendo vários assuntos o que envolve um tempo muito grande para leitura e/ou identificação de algo que realmente seja URGENTE  e/ou IMPORTANTE na condução das atividades.

Outro desafio é o armazenamento, busca e recuperação  destas informações.

A minha sugestão é a padronização das comunicações via e-mail com o objetivo de facilitar a administração de conteúdo bem como a tomada de ações com a adoção de conceitos de GED – Gestão Eletrônica de Documentos, assim nossos e-mails passam a representar uma estrutura que facilitará a compreensão e a ação entre as partes interessadas ( PMO, Gestores de Projetos, Líderes, Back-Office e integrantes da equipe ).

Estas dicas se aplica tanto para ferramentas como Microsoft Outlook ou webmails Gmail, Yahoo e tantos outros que existem.

A recomendação é simples, de  ajustarmos o descritivo do campo SUBJECT dos e-mails com a seguinte estrutura:

 [ NOMEDOPROJETO ] Ação / Tipo de comunicação - Assunto desejado

 Vejam abaixo como é simples !!!!

 [ PMO ] ORIENTAÇÕES  - Sugestão de Plano de Comunicação / PADRONIZAÇÃO.

 Abaixo seguem alguns Exemplos já utilizados

[PRJ027 – FINANACEIRO WALL MART ] Reembolso de despesas - Período de 14/04 a 16/04  ( João / Fabrício )

[ CENIBRA ] Publicação de Agenda dos profissionais e Programação para Maio ( Semana de 10  a 15 de Maio de 2009 )

 [ GOOGLE ] APROVAÇÃO - Reembolso de Despesas - Planilhas dos dias ( 19 a 22/01/2009 )

[ PROJETO RH - COMUNICAÇAO] Recurso Portal - O que aconteceu ????

[ PROJETO CONTABIL 2016] VALIDAÇÃO - Cenários Contábeis

 [ NATURA ] Aprovação -> Relatório de Despesas Março 2009

 [ TATUÍ ] PUBLICAÇÃO - Plano de Trabalho e condução das atividades

 [ PROMON ] Termos de Aceite - Projeto NF-e / SPED Fiscal e Contábil

 [ SEFAZ-AM ] Processo de Habilitação - Nota Fiscal Eletrônica

 [ PMO ]  ATUALIZAÇÃO e DEVOLUÇÃO do ETC de sua responsabilidade !!!!  -> Publicação Painel de Projetos e do Resource Planning para o Período de  ( 06/04 à 16/04 )

[ PMO ] - Status Report 13/03/2009

 Creio que desta forma diminuiremos os problemas de comunicação Interpessoal e Interfuncional.

 Sugestões para classificação de estrutura [ Ação / Tipo de comunicação .......: ]

STATUS REPORT

COMUNICADO

AÇÃO

URGENTE

REUNIÃO

VALIDAR

ATA REUNIÃO

REUNIÃO DE ALINHAMENTO

Como disse no começo do texto a dica foi disponibilizada pelo grande professor GENARE da Firsteam Consulting, eu apenas adaptei algumas coisas utilizo na prática e me auxilia muito.

Outro ponto bastante importante que tem um impacto grande no tempo consumido na leitura é utilizar as regras de classificação de mensagem, eu particularmente separo as mensagens que são diretamente direcionadas a mim, daquelas onde estou simplesmente copiado, dando prioridade de leitura para as primeiras.

Mais a diante publico outras práticas que utilizo para organização de e-mails que me ajudam muito no dia a dia.

Espero que as dicas possam ajudar e boa sorte.