Dica de organização dos e-mails
Hoje a internet disponibiliza uma enorme quantidade de
informação o que por um lado é bom, mas por outro também pode se tornar um
grande problema com a perda de tempo para achar o que realmente se precisa ou
vale a pena.
Compartilho com vocês a dica passada pelo professor Danilo
GENARE que achei muito interessante e realmente prática.
Atualmente há uma grande troca de e-mail entre as pessoas
envolvendo vários assuntos o que envolve um tempo muito grande para leitura
e/ou identificação de algo que realmente seja URGENTE e/ou IMPORTANTE na condução das atividades.
Outro desafio é o armazenamento, busca e recuperação destas informações.
A minha sugestão é a padronização das comunicações via
e-mail com o objetivo de facilitar a administração de conteúdo bem como a
tomada de ações com a adoção de conceitos de GED – Gestão Eletrônica
de Documentos, assim nossos e-mails passam a
representar uma estrutura que facilitará a compreensão e a ação entre as partes
interessadas ( PMO, Gestores de Projetos, Líderes, Back-Office e integrantes da
equipe ).
Estas dicas se aplica tanto para ferramentas como Microsoft
Outlook ou webmails Gmail, Yahoo e tantos outros que existem.
A recomendação é simples, de ajustarmos o descritivo do campo SUBJECT dos
e-mails com a seguinte estrutura:
[ NOMEDOPROJETO ] Ação / Tipo de comunicação - Assunto
desejado
Vejam abaixo como é simples !!!!
[ PMO ] ORIENTAÇÕES - Sugestão de Plano de
Comunicação / PADRONIZAÇÃO.
Abaixo seguem alguns Exemplos já utilizados
[PRJ027 – FINANACEIRO WALL MART ] Reembolso de despesas - Período
de 14/04 a 16/04 ( João / Fabrício )
[ CENIBRA ] Publicação de Agenda dos profissionais e
Programação para Maio ( Semana de 10 a 15 de Maio de 2009 )
[ GOOGLE ] APROVAÇÃO - Reembolso de Despesas -
Planilhas dos dias ( 19 a 22/01/2009 )
[ PROJETO RH - COMUNICAÇAO] Recurso Portal - O que aconteceu
????
[ PROJETO CONTABIL 2016] VALIDAÇÃO - Cenários Contábeis
[ NATURA ] Aprovação -> Relatório de Despesas Março
2009
[ TATUÍ ] PUBLICAÇÃO - Plano de Trabalho e condução
das atividades
[ PROMON ] Termos de Aceite - Projeto NF-e / SPED
Fiscal e Contábil
[ SEFAZ-AM ] Processo de Habilitação - Nota Fiscal
Eletrônica
[ PMO ] ATUALIZAÇÃO e DEVOLUÇÃO do ETC de sua
responsabilidade !!!! -> Publicação Painel de Projetos e do Resource
Planning para o Período de ( 06/04 à 16/04 )
[ PMO ] - Status Report 13/03/2009
Creio que desta forma diminuiremos os problemas de
comunicação Interpessoal e Interfuncional.
Sugestões para classificação de estrutura [ Ação
/ Tipo de comunicação .......: ]
STATUS REPORT
COMUNICADO
AÇÃO
URGENTE
REUNIÃO
VALIDAR
ATA REUNIÃO
REUNIÃO DE ALINHAMENTO
Como disse no começo do texto a dica foi disponibilizada pelo
grande professor GENARE da Firsteam Consulting, eu apenas adaptei algumas
coisas utilizo na prática e me auxilia muito.
Outro ponto bastante importante que tem um impacto grande
no tempo consumido na leitura é utilizar as regras de classificação de
mensagem, eu particularmente separo as mensagens que são diretamente
direcionadas a mim, daquelas onde estou simplesmente copiado, dando prioridade
de leitura para as primeiras.
Mais a diante publico outras práticas que utilizo para organização
de e-mails que me ajudam muito no dia a dia.
Espero que as dicas possam ajudar e boa sorte.
